Accordo sul trattamento dei dati personali

Il presente Accordo sul trattamento dei dati personali, di seguito anche “Accordo” o “DPA”, è concluso tra:

• il cliente che utilizza la piattaforma Domus Chain, quale amministratore di condominio, condominio, società, studio professionale o altro soggetto che determina finalità e mezzi del trattamento, di seguito il “Cliente” o il “Titolare del trattamento”;
• Domus Chain, piattaforma SaaS per la gestione condominiale e la certificazione documentale, di seguito “Domus Chain” o il “Responsabile del trattamento”.

Il presente Accordo integra i Termini e Condizioni di utilizzo della piattaforma e si applica quando Domus Chain tratta dati personali per conto del Cliente.

Domus Chain tratta dati personali per conto del Cliente al solo fine di consentire l'utilizzo della piattaforma e delle sue funzionalità, tra cui, a titolo esemplificativo:

• gestione dell'anagrafica dei residenti e degli utenti;
• gestione dei condomini associati all'amministratore;
• caricamento, conservazione e consultazione di documenti;
• gestione di assemblee, votazioni, notifiche e comunicazioni;
• gestione di ticket, richieste, segnalazioni e attività operative;
• certificazione documentale tramite hash, marcatura tecnica o registrazione su infrastruttura blockchain, ove prevista;
• gestione degli accessi, dei ruoli utente e della sicurezza.

Il trattamento dei dati personali da parte di Domus Chain ha durata pari alla durata del rapporto contrattuale con il Cliente. Alla cessazione del rapporto, Domus Chain provvederà, secondo quanto previsto dal contratto e nei limiti tecnici e normativi applicabili, alla cancellazione, restituzione o conservazione limitata dei dati personali.

Restano salvi eventuali obblighi di conservazione previsti dalla legge, da esigenze di tutela dei diritti, da obblighi fiscali, contabili, tecnici o di sicurezza.

Il trattamento ha natura prevalentemente informatica, telematica e organizzativa. Le operazioni possono comprendere raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, modifica, estrazione, utilizzo, comunicazione, limitazione, cancellazione e distruzione dei dati personali.

Domus Chain tratta i dati personali esclusivamente per fornire il servizio richiesto dal Cliente e secondo le istruzioni ricevute dallo stesso tramite l'utilizzo della piattaforma, i Termini e Condizioni e il presente Accordo.

A seconda dell'utilizzo della piattaforma da parte del Cliente, Domus Chain può trattare le seguenti categorie di dati:

• dati identificativi, come nome, cognome, codice utente o ID interno;
• dati di contatto, come indirizzo e-mail e numero di telefono;
• dati relativi all'unità immobiliare, interno, edificio o scala;
• dati relativi ad accessi, ruoli, permessi e attività in piattaforma;
• documenti caricati dal Cliente o dagli utenti autorizzati;
• dati relativi ad assemblee, comunicazioni, notifiche e votazioni;
• dati tecnici, log applicativi, indirizzi IP e informazioni di sicurezza;
• dati amministrativi o contabili connessi all'utilizzo del servizio.

Il Cliente si impegna a non caricare nella piattaforma dati non necessari, eccedenti o non pertinenti rispetto alle finalità di gestione condominiale e utilizzo del servizio.

I dati personali trattati tramite Domus Chain possono riguardare, a titolo esemplificativo:

• amministratori di condominio;
• condomini e residenti;
• inquilini, proprietari, delegati o referenti;
• fornitori, tecnici, manutentori e collaboratori;
• utenti autorizzati dal Cliente ad accedere alla piattaforma.

Il Cliente, in qualità di Titolare del trattamento, si impegna a:

• trattare i dati personali nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali;
• fornire agli interessati un'informativa privacy adeguata;
• individuare una valida base giuridica per i trattamenti svolti tramite la piattaforma;
• impartire a Domus Chain istruzioni documentate, lecite e coerenti con il presente Accordo;
• verificare che i dati inseriti nella piattaforma siano corretti, pertinenti e non eccedenti;
• gestire le richieste degli interessati, salvo quanto previsto dall'assistenza di Domus Chain;
• configurare correttamente utenti, ruoli, autorizzazioni e permessi di accesso.

Domus Chain, in qualità di Responsabile del trattamento, si impegna a:

• trattare i dati personali soltanto su istruzione documentata del Cliente;
• garantire che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate da obblighi di riservatezza;
• adottare misure tecniche e organizzative adeguate alla protezione dei dati;
• assistere il Cliente, nei limiti ragionevoli, nella gestione delle richieste degli interessati;
• assistere il Cliente nell'adempimento degli obblighi in materia di sicurezza, data breach e valutazioni d'impatto, ove applicabili;
• mettere a disposizione informazioni utili a dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dal presente Accordo;
• cancellare o restituire i dati personali alla cessazione del servizio, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge o esigenze tecniche legittime.

Domus Chain adotta misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tenendo conto della natura del servizio, dello stato dell'arte, dei costi di attuazione e delle finalità del trattamento.

Le misure potranno essere aggiornate nel tempo per tenere conto dell'evoluzione tecnologica, normativa e organizzativa della piattaforma.

Il Cliente autorizza Domus Chain a ricorrere a sub-responsabili del trattamento per l'erogazione del servizio, a condizione che tali soggetti siano vincolati da obblighi di protezione dei dati sostanzialmente equivalenti a quelli previsti dal presente Accordo.

La lista dei principali sub-responsabili attualmente utilizzati è riportata di seguito.

Domus Chain potrà aggiornare la lista dei sub-responsabili in caso di sostituzione o aggiunta di fornitori tecnici necessari all'erogazione del servizio. Il Cliente potrà richiedere informazioni aggiornate scrivendo ai recapiti indicati nella Privacy Policy o nei Termini del servizio.

Domus Chain, ove possibile, utilizza fornitori e infrastrutture situati nello Spazio Economico Europeo o comunque soggetti a garanzie adeguate. Qualora il trattamento comporti trasferimenti di dati personali verso Paesi terzi, Domus Chain si impegna ad adottare garanzie adeguate ai sensi del GDPR, quali decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti riconosciuti dalla normativa applicabile.

In caso di violazione dei dati personali di cui Domus Chain venga a conoscenza e che riguardi dati trattati per conto del Cliente, Domus Chain informerà il Cliente senza ingiustificato ritardo, fornendo le informazioni ragionevolmente disponibili per consentire al Cliente di adempiere ai propri obblighi normativi.

Resta inteso che spetta al Cliente valutare, in qualità di Titolare del trattamento, l'eventuale obbligo di notifica all'Autorità di controllo o di comunicazione agli interessati.

Il Cliente è responsabile della gestione delle richieste esercitate dagli interessati ai sensi degli articoli 15-22 GDPR, incluse richieste di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e opposizione.

Domus Chain assisterà il Cliente, nei limiti tecnicamente ragionevoli e tenuto conto della natura del trattamento, per consentire la gestione di tali richieste quando riguardano dati presenti nella piattaforma.

Domus Chain mette a disposizione del Cliente le informazioni ragionevolmente necessarie per dimostrare il rispetto degli obblighi previsti dal presente Accordo.

Eventuali attività di verifica o audit dovranno essere concordate preventivamente tra le parti, svolte in modo da non compromettere la sicurezza, la riservatezza, la continuità del servizio o i diritti di altri clienti e utenti della piattaforma.

Alla cessazione del rapporto contrattuale, il Cliente potrà richiedere l'esportazione o la cancellazione dei dati personali trattati tramite la piattaforma, secondo le modalità tecniche disponibili e nei limiti previsti dal contratto.

Domus Chain potrà conservare dati, log o informazioni residuali solo quando necessario per obblighi di legge, sicurezza, prevenzione frodi, tutela dei diritti, continuità tecnica o adempimenti fiscali e contabili.

Il Cliente resta responsabile della liceità dei dati inseriti nella piattaforma, delle istruzioni impartite a Domus Chain, della corretta informazione agli interessati e della configurazione dei permessi di accesso.

Domus Chain è responsabile del trattamento svolto per conto del Cliente nei limiti previsti dal GDPR, dal presente Accordo, dai Termini e Condizioni e dalle istruzioni documentate ricevute.

Domus Chain potrà aggiornare il presente Accordo per esigenze normative, tecniche, organizzative o di sicurezza. In caso di modifiche sostanziali, Domus Chain potrà darne comunicazione al Cliente tramite la piattaforma, e-mail o pubblicazione della nuova versione sul sito.

La versione applicabile è quella pubblicata sul sito o accettata dal Cliente al momento della registrazione o del rinnovo del servizio, salvo successivi aggiornamenti comunicati secondo le modalità previste.

Il Cliente accetta il presente Accordo mediante registrazione alla piattaforma, sottoscrizione del servizio, utilizzo continuativo di Domus Chain o selezione dell'apposita casella di accettazione durante la procedura di registrazione o acquisto.

L'accettazione elettronica del presente Accordo costituisce istruzione documentata e accordo tra il Cliente, quale Titolare del trattamento, e Domus Chain, quale Responsabile del trattamento, ai sensi dell'art. 28 GDPR.