Informativa sul trattamento dei dati personali per residenti

1. Premessa

La presente informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, “GDPR”, e descrive le modalità con cui vengono trattati i dati personali dei residenti, condòmini, inquilini o soggetti autorizzati all’accesso alla piattaforma Domus Chain.

L’informativa ha lo scopo di spiegare quali dati personali possono essere raccolti, per quali finalità vengono utilizzati, con quali modalità vengono protetti e quali diritti possono essere esercitati dagli interessati.

2. Titolare del trattamento

Il titolare del trattamento dei dati personali dei residenti è, di norma, l’amministratore di condominio, il condominio o il soggetto che determina le finalità e i mezzi del trattamento nell’ambito della gestione condominiale.

Domus Chain può trattare i dati personali in qualità di fornitore tecnico della piattaforma e, ove applicabile, come responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, sulla base di apposito accordo con il titolare.

3. Dati personali trattati

Attraverso la piattaforma Domus Chain possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali:

• dati identificativi, come nome e cognome;
• dati di contatto, come email e numero di telefono;
• dati relativi all’unità immobiliare, come condominio, scala, interno, appartamento o altre informazioni utili alla gestione condominiale;
• dati di accesso alla piattaforma, come identificativi utente, credenziali tecniche, data e ora di accesso e log tecnici;
• dati relativi alle comunicazioni condominiali, notifiche, avvisi e documenti messi a disposizione;
• dati relativi a richieste, segnalazioni o ticket inviati tramite la piattaforma;
• dati relativi ad assemblee, convocazioni, partecipazioni o votazioni, se tali funzionalità sono attive;
• dati tecnici necessari al funzionamento della piattaforma, come indirizzo IP, browser, dispositivo utilizzato e informazioni di sicurezza.

Non è richiesto l’inserimento di dati appartenenti a categorie particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, come dati sanitari, religiosi, politici o sindacali. Qualora tali dati fossero inseriti volontariamente dall’utente in campi liberi, saranno trattati solo se strettamente necessario e nei limiti consentiti dalla normativa applicabile.

4. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

4.1 Creazione e gestione dell’account residente

I dati sono utilizzati per consentire al residente di accedere alla propria area riservata, consultare le informazioni disponibili e utilizzare le funzionalità della piattaforma.

4.2 Gestione delle comunicazioni condominiali

I dati possono essere utilizzati per inviare comunicazioni, notifiche, avvisi, convocazioni, aggiornamenti e informazioni relative alla vita condominiale.

4.3 Consultazione e gestione dei documenti

La piattaforma può consentire la visualizzazione di documenti condominiali, documenti personali o comunicazioni riservate, secondo i permessi stabiliti dall’amministratore o dal titolare del trattamento.

4.4 Gestione di richieste, ticket o segnalazioni

I dati possono essere trattati per ricevere, gestire e rispondere a richieste, segnalazioni, comunicazioni o problematiche inviate dal residente.

4.5 Gestione di assemblee e votazioni

Se attive, le funzionalità relative ad assemblee e votazioni possono comportare il trattamento di dati necessari alla convocazione, partecipazione, registrazione della presenza, espressione del voto o verbalizzazione.

4.6 Sicurezza, manutenzione e prevenzione di abusi

I dati tecnici e i log possono essere trattati per garantire il corretto funzionamento della piattaforma, prevenire accessi non autorizzati, frodi, abusi, malfunzionamenti o violazioni di sicurezza.

4.7 Adempimento di obblighi legali

I dati possono essere trattati per adempiere a obblighi previsti dalla legge, da regolamenti o da richieste delle autorità competenti.

5. Base giuridica del trattamento

Il trattamento dei dati personali può fondarsi sulle seguenti basi giuridiche:

• esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali, quando il trattamento è necessario per fornire l’accesso e i servizi della piattaforma;
• adempimento di obblighi legali, quando il trattamento è richiesto da norme applicabili alla gestione condominiale o alla conservazione di documenti;
• legittimo interesse del titolare, ad esempio per garantire sicurezza, tracciabilità, tutela dei diritti, manutenzione e corretto funzionamento del servizio;
• consenso dell’interessato, solo nei casi in cui sia specificamente richiesto dalla normativa o per funzionalità facoltative.

6. Modalità del trattamento

Il trattamento avviene con strumenti informatici, telematici e organizzativi adeguati a garantire sicurezza, riservatezza, integrità e disponibilità dei dati.

Sono adottate misure tecniche e organizzative volte a prevenire accessi non autorizzati, perdita, modifica, divulgazione o uso improprio dei dati personali.

L’accesso ai dati è consentito solo a soggetti autorizzati e nei limiti necessari allo svolgimento delle rispettive attività.

7. Soggetti che possono accedere ai dati

I dati personali potranno essere trattati da:

• amministratore di condominio o soggetti da lui autorizzati;
• personale o collaboratori incaricati della gestione condominiale;
• fornitori tecnici della piattaforma Domus Chain;
• fornitori di servizi cloud, hosting, sicurezza, autenticazione, email e manutenzione;
• consulenti legali, fiscali o tecnici, se necessario;
• autorità pubbliche o soggetti legittimati per legge.

I fornitori che trattano dati personali per conto del titolare sono nominati, ove necessario, responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

8. Conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti.

In particolare:

• i dati dell’account sono conservati per tutta la durata dell’abilitazione del residente alla piattaforma;
• i dati relativi a comunicazioni, documenti, assemblee o votazioni sono conservati per il periodo necessario alla gestione condominiale e agli obblighi di legge;
• i log tecnici e di sicurezza sono conservati per un periodo limitato e proporzionato alle esigenze di sicurezza, manutenzione e tutela del servizio;
• alcuni dati possono essere conservati più a lungo se necessario per adempiere a obblighi legali o per accertare, esercitare o difendere un diritto.

Quando i dati non sono più necessari, vengono cancellati, anonimizzati o resi non più riconducibili all’interessato, salvo obblighi di conservazione previsti dalla legge.

9. Trasferimento dei dati fuori dallo Spazio Economico Europeo

I dati personali sono trattati principalmente all’interno dello Spazio Economico Europeo.

Qualora alcuni fornitori tecnici utilizzati dalla piattaforma dovessero comportare un trasferimento di dati verso Paesi extra SEE, tale trasferimento avverrà nel rispetto del GDPR, mediante adeguate garanzie, come decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard o altri strumenti previsti dalla normativa applicabile.

10. Blockchain e certificazione documentale

Domus Chain può prevedere funzionalità di certificazione documentale tramite tecnologie blockchain.

Di norma, la piattaforma non pubblica sulla blockchain il contenuto integrale dei documenti o dati personali direttamente leggibili, ma può registrare impronte digitali, hash, riferimenti tecnici o prove di esistenza e integrità del documento.

L’hash è una stringa tecnica generata dal documento, utilizzata per verificarne l’integrità. Poiché i dati registrati su blockchain possono essere difficili o impossibili da modificare o cancellare, il titolare adotta misure volte a limitare la registrazione di dati personali direttamente identificabili sulla blockchain.

11. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati necessari alla creazione e gestione dell’account è indispensabile per consentire al residente di utilizzare la piattaforma.

Il mancato conferimento di tali dati può impedire l’accesso all’area riservata o l’utilizzo di alcune funzionalità.

Il conferimento di dati facoltativi, come note o informazioni aggiuntive, è libero. Tuttavia, l’utente è invitato a non inserire dati non necessari o dati particolarmente sensibili nei campi liberi.

12. Diritti dell’interessato

Il residente, in qualità di interessato, può esercitare i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, tra cui:

• diritto di accesso ai dati personali;
• diritto di rettifica dei dati inesatti;
• diritto di cancellazione, nei casi previsti dalla legge;
• diritto di limitazione del trattamento;
• diritto di opposizione al trattamento;
• diritto alla portabilità dei dati, ove applicabile;
• diritto di revocare il consenso, se il trattamento si basa sul consenso;
• diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

Per esercitare i propri diritti, il residente può contattare il titolare del trattamento ai recapiti indicati nella presente informativa.

13. Reclamo al Garante Privacy

L’interessato ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che il trattamento dei propri dati avvenga in violazione della normativa applicabile.

14. Modifiche all’informativa

La presente informativa può essere aggiornata nel tempo per adeguarla a modifiche normative, tecniche, organizzative o funzionali della piattaforma.

Gli utenti saranno informati degli aggiornamenti rilevanti mediante pubblicazione sulla piattaforma o attraverso altri canali idonei.